Angebotserstellung
Den Einstiegspunkt in die Produktionsplanung bildet der Funktionsbereich der Auftragssteuerung. Häufig wird dieser Funktionsbereich auch als Vertrieb bezeichnet.
Im einzelnen müssen hier folgende Teilaufgaben bearbeitet werden:
Fakturierung und Zahlungseingang.
Die Auftragssteuerung beschreibt die Aufgaben, die bei der Bearbeitung eines Auftrags anfallen. Das beginnt mit der Annahme eines Kundenauftrages und endet mit dem Versand der Produkte. Wir liefern unsere Kungelhähne selbst mit unseren eigenen LKW´s aus.
Die Auftragssteuerung ist die Schnittstelle zwischen dem Kunden und unserem Unternehmen.
Sie werden gleich lernen, wie ein Auftrag zustandekommt. Das zeigen wir an einem praktischen Beispiel, wie er im Geschäftsleben regelmäßig vorkommt.
Die Auftragssteuerung läuft prinzipiell immer nach demselben Schema ab:
Den Kundenaufträgen vorgelagert ist i.d.R. die Anfrage eines Kunden. Eine Anfrage ist rechtlich unverbindlich und dient dem Kunden dazu, sich eine Markübersicht über die benötigten Artikel zu verschaffen.
Eine Anfrage kann dabei allgemein gehalten sein (z.B. Nachfrage nach einer Preisliste) oder detailliert nach bestimmten Artikeln nachfragen.
Auf eine Anfrage hin wird ein Angebot erstellt. Dieses informiert über die konkreten Leistungen des Unternehmens. Das Angebot wird hinsichtlich Produktspezifikationen und technischer Realisierbarkeit überprüft. Die benötigten Kapazitäten und Materialien werden auf deren Verfügbarkeit kontrolliert sowie ein verbindlicher Preis und Liefertermin bestimmt. Das Angebot enthält Angaben zur Produktspezifikationen, Angebotsmenge, Preis, Liefertermin und Lieferkonditionen. Betrifft das Angebot einen noch zu konstruierenden Artikel, ist zur Preisermittlung eine Kalkulation anhand von Teilestammdaten, Stücklisten, Arbeitsplan und Betriebsmitteldaten erforderlich.
Entspricht das Angebot den Vorstellungen des Kunden, so erfolgt ein Auftrag (Bestellung). Auf der Basis eingehender Kundenaufträge erfolgt eine Zuordnung von Angebot und Auftrag und die Daten werden als Auftrag erfaßt.
Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung. Diese vor allem dann erforderlich, wenn das Angebot unverbindlich war oder aber der Kundenauftrag von den in dem Angebot gemachten Angaben abweicht.
In diesen Fällen stellt die Auftragsbestätigung sicher, daß ein rechtlich verbindlicher Kaufvertrag zustande kommt. Als Funktion der Auftragsverwaltung wird eine Auftragsüberwachung durchgeführt, die den Verlauf des Fertigungsfortschrittes kontrolliert.
Nach erfolgter Fertigung wird im Rahmen der Auftragssteuerung ein Lieferschein erstellt und der Versand an den Kunden veranlaßt.
Der Lieferschein dient als Bestätigung für den Empfang der Ware durch den Kunden, er kann aus den bereits erfaßten Angaben automatisch erstellt werden.
Gleichzeitig werden die kostenrelevanten Daten an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet.
Fakturierung und Zahlungseingang
Die Vorgangskette der Auftragsbearbeitung schließt mit der Fakturierung ab.
Die Fakturierung umfaßt Aufgaben wie Kontenermittlung, Ermittlung von Steuern, Erstellung von kundenspezifischen Rechnungen, Abwicklung von Gut- und Lastschriften und Überwachung der Zahlungsein- und -ausgänge.
Wenn die Zahlung des Kunden eingegangen ist, erfolgt eine entsprechende Buchung auf dem Kundenkonto. So wird ersichtlich, daß der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Wenn die Zahlung nicht innerhalb der festgelegten Fristen erfolgt, können Mahnungen erstellt werden.
Der geschilderte Ablauf kann im konkreten Einzelfall Abweichungen unterliegen; z.B. ist eine Auftragsbestätigung nicht in allen Fällen nötig.
Der Durchlauf der Aufträge variiert weiterhin abhängig von der Auftragsart und der Rechnungsart sowie den Gewohnheiten, die sich im Unternehmen etabliert haben.
Falls zwischen Kunde und Lieferant sehr enge Bindungen bestehen, ist eine starke Vereinfachung denkbar.
Planung des Primärbedarf
Im Rahmen der Primärbedarfsplanung werden die Bedarfsmengen und Bedarfstermine für Produktgruppen, Enderzeugnisse und verkaufsfähige Einzelteile über einen längeren Zeitraum von 1 bis 2 Jahren ermittelt.
Mit oder ohne EDV-Unterstützung wird dabei meist in zwei Schritten vorgegangen:
Schritt 1: Absatzplanung auf der Grundlage einer Prognose aus den Absatzzahlen vergangener Perioden. Da solche Prognosen sehr aufwendig sind, werden sie i.d.R. nicht auf Produkt- sondern auf Produktgruppen-Ebene durchgeführt. Auch die angenommenen bzw. erwarteten Kundenaufträge aus dem Vertriebsbereich werden bei der Primärbedarfsermittlung berücksichtigt.
Der zweite Schritt sieht wie folgt aus:
Schritt 2: Produktionsplanung verstanden als Abgleich des Absatzplanes mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen des Unternehmens (z.B. Betriebsmittel, Finanzplanung usw.)
Die EDV-gestützte Produktionsprogrammplanung ist für viele Unternehmen ein Fremdwort und wird in den meisten Standard-PPS-Systemen nur am Rande berücksichtigt.
Dieses Kapitel enthielt Informationen über die Auftragssteuerung. Es wurde erläutertt, was eine Anfrage, ein Angebot, ein Auftrag und eine Rechnung ist. Außerdem wurden die Zusammenhänge zwischen diesen erläutert. Im nächsten Kapitel geht es mit der Bearbeitung eines Produktionsauftrages weiter.