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 DMS-Connector

für das Rechnungswesen

Anbindung an Dokumentenmanagement-/Archivsysteme für das Rechnungswesen

Man geht heute davon aus, dass jedes physikalische Dokument, wie beispielsweise eine Rechnung oder ein Lieferschein, in einem Unternehmen durchschnittlich vier- bis fünf mal kopiert wird. In der Regel erfordert die Suche nach Dokumenten und Informationen nahezu 30 % der Arbeitszeit. Dabei bietet der Einsatz von DMS- und Archivierungssystemen speziell im Bereich der Buchhaltung für ein Unternehmen weitgehende Möglichkeiten des Produktivitätsgewinns.

Mit dem DMS-Connector unterstützt das REWE Unternehmen bei der Archivierung, Bereitstellung, Verwaltung von rechnungswesenrelevanten Dokumenten in digitaler Form.

Allgemeines
Verschlagwortung
Belegkopplung - Dokumente zu Belegen aus dem Archiv recherchieren
Hinweis

Allgemeines

 

    Moderne DMS-System bieten die Möglichkeit, die Ausgabe von Windows-Programmen (z.B. Dokumente, Reports, Listen etc.) durch Umleitung der Druckausgabe oder durch Druck auf einen "Archivdrucker" zu archivieren.
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Verschlagwortung

 

    Der Begriff Verschlagwortung das Hinterlegen von Stichworten und Kennzeichnungen, nach denen das archivierte Dokument später wiedergefunden werden kann. Der DMS-Connector erweitert das SQl rechnungswesen um die Funktionen, welche es ermöglichen, Schlagworte automatisch aus Reporteigenschaften zu erzeugen und diese (unsichtbar) im Report mit auszugeben.

    Ein Archivdrucker ist anschließend in der Lage, aus bestimmten Merkmalen (z.B. Position, Formatierung, vorangestellte Sonderzeichen) die Schlagworte in den Druckerdaten zu erkennen und diese für die Archivierung automatisiert zu nutzen.

    Die Definition der Schlagworte pro Report erfolgt flexibel über die Verwaltungsmodul des SQL Rechnungswesen. So können beispielsweise für ein Kontenblatt der Mandant, das Konto, die Periode oder, um Kontenblätter für einen bestimmten Zeitinterval zu archivieren, auch das bis-Datum und das von Datum als Schlagwort gewählt werden.

    Dabei besteht selbstverständlich die Möglichkeit, pro Report (Auswertung) mehrere Vorlagen anzulegen. Im Beispiel des Kontenblattes bietet es sich an, eine Vorlage zu definieren, die einen Druck aller Kontenblätter (beispielsweise aller Finanzkonten gemeinsam ins Archiv mit oder ohne Breakgroups erlaubt. Bei der Archivierung mit Breakgroups bietet den Vorteil, dass sich einzelne Kontenblätter selektiv im Archivsystem recherchieren lassen, obwohl ursprüngliche mehrer Kontenblätter gemeinsam in das Archiv gedruckt wurden.

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Belegkopplung - Dokumente zu Belegen aus dem Archiv recherchieren

 

    Der DMS-Connector bietet die Möglichkeit, für unterstützte DMS-/Archivsysteme eine Recherche aus dem Kontext des Rechnungswesens durchzuführen und die zu einer Buchung gehörenden archivierten Dokumente anzuzeigen.

    Diese Recherchefunktion steht in den Dialogen Buchungen suchen der SQL FIBU, im Dialog OP Ändern der Moduls SQL OPOS sowie im Dialog Anlagenstamm der SQL Anlagenbuchhaltung (SQL ANBU) zur Verfügung.

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Hinweis

 

    Die Recherche benötigt einen individuellen Konnektor zwischen dem SQL REWE und dem jeweiligen DMS- / Archivsystem. Gerne beantworten wir Ihre Fragen zur DMS-Anbindung des SQL REWE.

    Daneben steht Ihnen unser Partnernetzwerk zur Verfügung. Unsere SQL REWE-Kompetenzpartner als auch unsere autorisierten SQL REWE-Partner bieten komplette DMS- und Archivlösungen mit Integration in das SQL Rechnungswesen an.

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