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DMS-Connector
für das Rechnungswesen
Anbindung an Dokumentenmanagement-/Archivsysteme für das Rechnungswesen
Man geht heute davon aus, dass jedes physikalische Dokument, wie
beispielsweise eine Rechnung oder ein Lieferschein, in einem Unternehmen
durchschnittlich vier- bis fünf mal kopiert wird. In der Regel erfordert die
Suche nach Dokumenten und Informationen nahezu 30 % der Arbeitszeit. Dabei
bietet der Einsatz von DMS- und Archivierungssystemen speziell im Bereich
der Buchhaltung für ein Unternehmen weitgehende Möglichkeiten des
Produktivitätsgewinns.
Mit dem DMS-Connector unterstützt das REWE Unternehmen bei der
Archivierung, Bereitstellung, Verwaltung von rechnungswesenrelevanten
Dokumenten in digitaler Form.
Allgemeines
Verschlagwortung
Belegkopplung - Dokumente zu Belegen aus dem Archiv recherchieren
Hinweis
Allgemeines
Moderne DMS-System bieten die Möglichkeit, die Ausgabe von
Windows-Programmen (z.B. Dokumente, Reports, Listen etc.) durch
Umleitung der Druckausgabe oder durch Druck auf einen "Archivdrucker" zu
archivieren.
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Verschlagwortung
Der Begriff Verschlagwortung das Hinterlegen von Stichworten und
Kennzeichnungen, nach denen das archivierte Dokument später
wiedergefunden werden kann. Der DMS-Connector erweitert das SQl
rechnungswesen um die Funktionen, welche es ermöglichen, Schlagworte
automatisch aus Reporteigenschaften zu erzeugen und diese (unsichtbar)
im Report mit auszugeben.
Ein Archivdrucker ist anschließend in der Lage, aus bestimmten
Merkmalen (z.B. Position, Formatierung, vorangestellte Sonderzeichen)
die Schlagworte in den Druckerdaten zu erkennen und diese für die
Archivierung automatisiert zu nutzen.
Die Definition der Schlagworte pro Report erfolgt flexibel über die
Verwaltungsmodul des SQL Rechnungswesen. So können beispielsweise für
ein Kontenblatt der Mandant, das Konto, die Periode oder, um
Kontenblätter für einen bestimmten Zeitinterval zu archivieren, auch das
bis-Datum und das von Datum als Schlagwort gewählt
werden.
Dabei besteht selbstverständlich die Möglichkeit, pro Report
(Auswertung) mehrere Vorlagen anzulegen. Im Beispiel des Kontenblattes
bietet es sich an, eine Vorlage zu definieren, die einen Druck aller
Kontenblätter (beispielsweise aller Finanzkonten gemeinsam ins Archiv
mit oder ohne Breakgroups erlaubt. Bei der Archivierung mit
Breakgroups bietet den Vorteil, dass sich einzelne Kontenblätter
selektiv im Archivsystem recherchieren lassen, obwohl ursprüngliche
mehrer Kontenblätter gemeinsam in das Archiv gedruckt wurden.
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Belegkopplung - Dokumente zu Belegen aus dem Archiv recherchieren
Der DMS-Connector bietet die Möglichkeit, für unterstützte
DMS-/Archivsysteme eine Recherche aus dem Kontext des Rechnungswesens
durchzuführen und die zu einer Buchung gehörenden archivierten Dokumente
anzuzeigen.
Diese Recherchefunktion steht in den Dialogen Buchungen suchen
der SQL FIBU, im Dialog OP Ändern der Moduls SQL OPOS sowie im
Dialog Anlagenstamm der SQL Anlagenbuchhaltung (SQL ANBU) zur
Verfügung.
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Hinweis
Die Recherche benötigt einen individuellen Konnektor zwischen dem SQL
REWE und dem jeweiligen DMS- / Archivsystem. Gerne beantworten wir Ihre
Fragen zur DMS-Anbindung des SQL REWE.
Daneben steht Ihnen unser Partnernetzwerk zur Verfügung. Unsere SQL
REWE-Kompetenzpartner als auch unsere autorisierten SQL REWE-Partner
bieten komplette DMS- und Archivlösungen mit Integration in das SQL
Rechnungswesen an.
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