Sanktionslisten ändern sich – und Geschäftspartnerdaten ebenfalls. eEvolution kann Prüfungen direkt in wichtige Vertriebs- und Einkaufsprozesse integrieren. Das reduziert manuelle Arbeit und schafft nachvollziehbare Abläufe.

Sanktionslisten betreffen operative Geschäftsprozesse

Die Europäische Union unterhält zahlreiche Sanktionsregime und eine konsolidierte Liste von Personen, Gruppen und Organisationen, die finanziellen Sanktionen unterliegen. Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, Geschäftspartner und relevante Adressen nicht nur einmalig, sondern passend zum Geschäftsprozess zu prüfen.

Der praktische Ansatz: Compliance sollte möglichst dort stattfinden, wo der Geschäftsvorgang entsteht – nicht erst später in einer separaten Liste oder Excel-Datei.

eEvolution kann die Prüfung in Abläufe integrieren

Die eEvolution-Dokumentation beschreibt eine automatische Sanktionslistenprüfung bei zahlreichen Vorgängen. Dazu gehören unter anderem das Anlegen und Bearbeiten von Kunden und Lieferanten, Angebote und Aufträge sowie die Erzeugung von Lieferscheinen und Rechnungen. Auch bestimmte Einkaufsvorgänge werden berücksichtigt.

Geprüft werden dabei Name und Adresse des Geschäftspartners beziehungsweise abweichende Liefer- oder Rechnungsadressen. Gibt es keinen Treffer, läuft der Vorgang ohne zusätzliche Benutzerinteraktion weiter und das Prüfergebnis wird protokolliert. Bei Treffern erhält der Anwender Informationen zu den gefundenen Sanktionen und muss den Vorgang bewerten.

Kunde / Lieferant→automatische Prüfung→Ergebnis→Protokoll→Geschäftsvorgang

Warum die Integration einen Unterschied macht

Eine manuelle Prüfung kann vergessen werden und erzeugt zusätzlichen Aufwand. Eine im ERP-Prozess verankerte Prüfung schafft dagegen einen wiederholbaren Ablauf. Sie kann Mitarbeitern die Entscheidung erleichtern und zugleich dokumentieren, dass eine Prüfung stattgefunden hat.

Aktualität bleibt entscheidend

Sanktionsregelungen verändern sich. Die Europäische Kommission aktualisiert ihre konsolidierten Informationen entsprechend den offiziell verabschiedeten Rechtsakten. Deshalb sollte neben der technischen Funktion auch geklärt sein, wie die verwendeten Prüfdaten aktuell gehalten werden und wie im Trefferfall organisatorisch vorzugehen ist.

O.S.E.-Empfehlung

Prüfen Sie, an welchen Stellen in Ihrem Vertriebs- und Einkaufsprozess eine Sanktionslistenprüfung erforderlich ist und ob die vorhandene eEvolution-Konfiguration diese Vorgänge bereits abdeckt. Besonders wichtig sind klare Verantwortlichkeiten für Trefferfälle und eine nachvollziehbare Dokumentation.